Umowa świadczenia usług i powierzenia danych

§ 1 DEFINICJE:

1. BenefitBook (Serwis) – ITNext Mateusz Ratajczak z siedzibą w Cerekwicy przy ul. Okrężnej 49/1, 62-090 Rokietnica, NIP: 7811974521, REGON: 380470180, prowadzący portal internetowy pod adresem www.benefitbook.pl oraz panel zarządzania kontem pod adresem https://panel.benefitbook.pl.
2. Przedsiębiorca – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna oferująca swoje usługi za pośrednictwem Serwisu BenefitBook.pl i posiadająca aktywne Konto Płatne.
3. Konto Płatne – indywidualne konto utworzone dla Przedsiębiorcy w Serwisie, umożliwiające korzystanie ze wszystkich funkcjonalności Serwisu. Dostęp do Konta Płatnego wymaga opłacenia Abonamentu.
4. Konto Bezpłatne – konto testowe przeznaczone dla Przedsiębiorcy umożliwiające korzystanie z większości funkcjonalności Serwisu, z wyłączeniem wysyłki wiadomości SMS oraz innych funkcjonalności wskazanych w Serwisie.
5. Siła Wyższa – zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia oraz niemożliwe do zapobieżenia, pozostające poza kontrolą Operatora Serwisu.
6. Abonament – opłata należna BenefitBook.pl od Przedsiębiorcy za korzystanie z Konta Płatnego oraz usług dodatkowych dostępnych w Serwisie, w szczególności usług wysyłki wiadomości SMS.
7. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
8. Dane Osobowe – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej w rozumieniu przepisów RODO.
9. Klient – osoba fizyczna korzystająca z usług oferowanych przez Przedsiębiorcę, której dane osobowe mogą zostać wprowadzone do Serwisu przez Przedsiębiorcę w celu obsługi wizyt, komunikacji oraz realizacji usług.

§ 2 POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Umowa określa zasady korzystania przez Przedsiębiorców z Konta Płatnego w Serwisie BenefitBook.
2. Zawarcie Umowy pomiędzy BenefitBook a Przedsiębiorcą może nastąpić poprzez:
a) akceptację oferty przedstawionej Przedsiębiorcy podczas rozmowy telefonicznej lub korespondencji e-mail,
b) złożenie zamówienia na licencję płatną bezpośrednio w aplikacji.
3. Po akceptacji oferty licencja Przedsiębiorcy zostaje automatycznie zmieniona z Konta Bezpłatnego na Konto Płatne, co umożliwia dostęp do pełnej funkcjonalności Serwisu.
4. Potwierdzenie zawarcia Umowy następuje w momencie pierwszego zalogowania się do Konta Płatnego przez konto główne (Właściciela) oraz zaakceptowania niniejszej Umowy.
5. Umowa zawierana jest na czas nieokreślony, z jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego następującego po złożeniu wypowiedzenia.
6. W celu wypowiedzenia Umowy Przedsiębiorca powinien przesłać oświadczenie o wypowiedzeniu na adres e-mail: kontakt@benefitbook.pl. W treści wiadomości należy podać dane umożliwiające jednoznaczną identyfikację Konta Płatnego.
7. Wypowiedzenie Umowy nie zwalnia Przedsiębiorcy z obowiązku uregulowania opłat naliczonych w okresie obowiązywania Umowy.
8. Rozpoczynając korzystanie z Konta Płatnego, Przedsiębiorca oświadcza, że zapoznał się z niniejszą Umową oraz akceptuje jej postanowienia w całości.
9. Korzystanie z Konta Płatnego jest płatne w formie Abonamentu. Wysokość Abonamentu określa aktualny cennik dostępny na stronie: https://benefitbook.pl/cennik.
10. Dodatkowym kosztem, poza Abonamentem, jest koszt wysyłki wiadomości SMS. Koszt wysłania jednej wiadomości SMS na numer krajowy wynosi 0,14 zł netto.
11. Przedsiębiorca posiadający Konto Płatne uzyskuje dostęp do pełnej funkcjonalności Serwisu. Aktualne zestawienie funkcjonalności dostępne jest na stronie https://benefitbook.pl/cennik.
12. Przedsiębiorca wyraża zgodę na wystawianie przez BenefitBook faktur elektronicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz przesyłanie ich w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany przez Przedsiębiorcę.
13. BenefitBook ma prawo zablokować Konto Płatne w przypadku braku płatności w terminie wskazanym na fakturze za Abonament lub inne usługi dodatkowe. Konto może zostać odblokowane po zaksięgowaniu pełnej należności na rachunku BenefitBook.
14. BenefitBook ma prawo zablokować Konto Płatne w przypadku rażącego naruszenia prawa przez Przedsiębiorcę, w szczególności poprzez promowanie nielegalnych usług lub publikowanie niedozwolonych treści, w tym treści naruszających przepisy dotyczące ochrony osób małoletnich, zgodnie z przepisami Aktu o Usługach Cyfrowych (DSA).
15. BenefitBook ma prawo rozwiązać Umowę z Przedsiębiorcą w przypadku zaległości płatniczych przekraczających 30 dni kalendarzowych. O zamiarze rozwiązania Umowy Przedsiębiorca zostanie poinformowany drogą elektroniczną lub telefonicznie.

§ 3 PRAWA I OBOWIĄZKI PRZEDSIĘBIORCY

1. Przedsiębiorca zobowiązany jest do uiszczania Abonamentu za korzystanie z Serwisu w terminie oraz wysokości wskazanej na fakturze wystawianej z góry za usługi BenefitBook.
2. Serwis umożliwia Przedsiębiorcy prowadzenie kalendarza wizyt oraz wprowadzanie do niego zaplanowanych wizyt Klientów.
3. Po dodaniu wizyty do kalendarza Serwis może automatycznie wysłać do Klienta wiadomość SMS z informacją o zaplanowanej wizycie lub przypomnieniem o wizycie, o ile Przedsiębiorca korzysta z funkcji wysyłki wiadomości SMS.
4. W ramach wybranych planów abonamentowych Serwis może wysyłać wiadomości SMS zawierające link umożliwiający
5. Klientowi potwierdzenie wizyty.
W przypadku skorzystania przez Klienta z linku potwierdzającego, informacja o potwierdzeniu wizyty zostaje automatycznie odnotowana w kalendarzu Przedsiębiorcy.
6. Przedsiębiorca zobowiązuje się do wprowadzania do kalendarza prawdziwych i aktualnych danych dotyczących wizyt oraz do realizowania usług w terminach wskazanych w kalendarzu.
7. W przypadku braku możliwości realizacji wizyty w ustalonym terminie Przedsiębiorca zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Klienta oraz ustalenia nowego terminu realizacji usługi.
8. Przedsiębiorca odpowiada za poprawność danych Klientów wprowadzonych do Serwisu, w szczególności numerów telefonów wykorzystywanych do wysyłki wiadomości SMS.
9. Przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za treści publikowane w Serwisie, w szczególności za prawdziwość danych dotyczących oferowanych usług, ich cen oraz danych kontaktowych.
10. W celu prawidłowego świadczenia usług przez BenefitBook Przedsiębiorca może wprowadzać do Serwisu dane Klientów oraz pracowników w zakresie niezbędnym do obsługi wizyt i komunikacji z Klientami. Dane te będą przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz polityką prywatności Serwisu.

§ 4 PRAWA I OBOWIĄZKI SERWISU

1. Serwis zobowiązuje się do zapewnienia, przy zachowaniu należytej staranności, dostępu do Konta Płatnego oraz jego prawidłowego funkcjonowania.
2. Serwis ma prawo dokonywać aktualizacji Konta Płatnego oraz zasobów technologicznych niezbędnych do świadczenia usług. W czasie trwania prac aktualizacyjnych Serwis może czasowo ograniczyć lub zablokować dostęp do Konta Płatnego.
3. Serwis ma prawo do czasowego zaprzestania świadczenia Usługi w przypadku awarii technicznej lub konieczności przeprowadzenia prac serwisowych.
4. Serwis stosuje środki bezpieczeństwa, w tym środki organizacyjne i techniczne, oraz realizuje obowiązki wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności RODO. Dane mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
5. Serwis nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe funkcjonowanie Serwisu spowodowane działaniem Siły Wyższej.
6. Serwis zastrzega sobie prawo do wprowadzania nowych funkcjonalności, ich modyfikowania lub udostępniania wybranym grupom użytkowników. Nowe funkcjonalności mogą być w pierwszej kolejności udostępniane Przedsiębiorcom posiadającym aktywny plan abonamentowy Premium.

§ 5 OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH I POWIERZENIE DANYCH PRZEDSIĘBIORCY
  1. Przedsiębiorca wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych podanych podczas rejestracji Konta Płatnego w celu świadczenia usług przez BenefitBook oraz wystawiania dokumentów księgowych.
  2. W zakresie danych osobowych Klientów Przedsiębiorca jest Administratorem danych osobowych, natomiast BenefitBook jest podmiotem przetwarzającym dane w imieniu Przedsiębiorcy w celu świadczenia usług oferowanych w Serwisie.
  3. Przedsiębiorca powierza BenefitBook przetwarzanie danych osobowych Klientów oraz pracowników w zakresie niezbędnym do świadczenia usług w ramach Serwisu.
  4. Powierzenie danych obejmuje w szczególności następujące kategorie danych:
    1. dane Klientów:
      • imię
      • nazwisko
      • numer telefonu
      • adres e-mail
      • data urodzenia
      • notatki dotyczące Klienta
      • historia wizyt
    2. dane pracowników:
      • imię
      • nazwisko
      • numer telefonu
      • adres e-mail
  5. BenefitBook może powierzyć przetwarzanie danych osobowych podmiotom współpracującym w zakresie niezbędnym do świadczenia usług, w szczególności:
    1. OVH Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Powstańców Śląskich 9, 53-332 Wrocław, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000220286, NIP 8992520556 – dostawca infrastruktury serwerowej.
    2. App World sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Czerniawska 2a/27, 50-576 Wrocław, wpisana do KRS pod numerem 0000658913, NIP 8961558061 – dostawca usług wysyłki wiadomości SMS (SMSPlanet).
  6. Powierzenie danych podmiotom wskazanym w ust. 5 odbywa się zgodnie z wymogami RODO oraz wyłącznie w zakresie niezbędnym do prawidłowego świadczenia usług przez BenefitBook.
  7. BenefitBook zobowiązuje się do stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych zgodnie z przepisami RODO.
  8. Przedsiębiorca oświadcza, że dane osobowe Klientów przekazane do Serwisu zostały pozyskane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz że posiada podstawę prawną do ich przetwarzania.
  9. BenefitBook umożliwia Przedsiębiorcy zarządzanie danymi osobowymi Klientów w ramach Konta Płatnego, w szczególności ich edycję, usuwanie oraz zarządzanie zgodami marketingowymi.
  10. Strony zobowiązują się do wzajemnego informowania o każdym stwierdzonym naruszeniu ochrony danych osobowych związanym z przetwarzaniem danych w Serwisie.
  11. Serwis ma prawo publikować w Serwisie dane Przedsiębiorcy związane z prowadzoną działalnością, w szczególności nazwę firmy, adres strony internetowej, numer telefonu, cennik usług, zdjęcia oraz logotyp.
  12. Dane przechowywane w Serwisie w związku ze świadczeniem usług stanowią informacje poufne i nie będą ujawniane osobom trzecim, z wyjątkiem przypadków przewidzianych przepisami prawa lub niezbędnych do realizacji usług.
  13. Serwis nie ponosi odpowiedzialności za niedostarczenie wiadomości SMS wynikające z działania operatorów telekomunikacyjnych lub podania przez Przedsiębiorcę nieprawidłowego numeru telefonu Klienta.
§ 6 ODPOWIEDZIALNOŚĆ
  1. Serwis nie ponosi odpowiedzialności za przerwy lub utrudnienia w korzystaniu z Usługi, jeżeli wynikają one z okoliczności niezależnych od Serwisu, w szczególności z działania Siły Wyższej, konieczności przeprowadzenia prac konserwacyjnych, aktualizacji lub naprawy systemów informatycznych, bądź z działania osób trzecich.
  2. Serwis nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku nieprawidłowego działania infrastruktury technicznej, w tym serwerów, sieci telekomunikacyjnych lub usług dostarczanych przez podmioty trzecie, o ile nie wynikają one z winy umyślnej Serwisu.
  3. Serwis nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane działaniem złośliwego oprogramowania, wirusów komputerowych lub innych zagrożeń informatycznych pochodzących od osób trzecich.
  4. Przedsiębiorca ponosi pełną odpowiedzialność za działania podejmowane przy wykorzystaniu Konta Płatnego, w szczególności za zgodność swojej działalności z obowiązującymi przepisami prawa oraz postanowieniami niniejszej Umowy.
  5. Przedsiębiorca zobowiązuje się pokryć wszelkie szkody powstałe w wyniku niezgodnego z prawem lub niniejszą Umową działania lub zaniechania Przedsiębiorcy. Obejmuje to w szczególności obowiązek zwolnienia Serwisu z odpowiedzialności wobec osób trzecich oraz zwrot wszelkich kosztów poniesionych przez Serwis w związku z dochodzeniem roszczeń.
  6. Serwis nie jest stroną umów zawieranych pomiędzy Klientem a Przedsiębiorcą i nie ponosi odpowiedzialności za realizację usług świadczonych przez Przedsiębiorcę. Wszelkie rozliczenia oraz ewentualne spory pomiędzy Klientem a Przedsiębiorcą są rozstrzygane bez udziału Serwisu.
  7. Serwis może udostępnić dane Przedsiębiorcy wyłącznie na prawomocne żądanie uprawnionych organów państwowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W miarę możliwości Serwis poinformuje Przedsiębiorcę o otrzymanym żądaniu.
§ 7 PRAWA AUTORSKIE
  1. Wszelkie elementy Serwisu BenefitBook, w szczególności oprogramowanie, układ graficzny, struktura systemu, baza danych oraz materiały publikowane w Serwisie podlegają ochronie przewidzianej w ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
  2. Jakiekolwiek kopiowanie, rozpowszechnianie lub wykorzystywanie elementów Serwisu, w szczególności jego struktury, układu graficznego lub oprogramowania, bez uprzedniej zgody BenefitBook jest zabronione, z wyjątkiem przypadków przewidzianych przepisami prawa.
  3. W przypadku udostępnienia przez Przedsiębiorcę materiałów lub treści w ramach Serwisu, Przedsiębiorca udziela BenefitBook niewyłącznej, nieodpłatnej i nieograniczonej terytorialnie licencji na korzystanie z tych materiałów w zakresie niezbędnym do ich prezentowania w Serwisie oraz w materiałach informacyjnych dotyczących działania Serwisu.
  4. Przedsiębiorca oświadcza, że posiada prawa do wszelkich materiałów przekazywanych do Serwisu oraz że ich wykorzystanie nie narusza praw osób trzecich.
  5. BenefitBook może wykorzystywać nazwę Przedsiębiorcy w celu informowania o współpracy z Serwisem oraz w materiałach promujących Serwis.
§ 8 REKLAMACJE
  1. Przedsiębiorca ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą funkcjonowania Serwisu lub świadczonych usług.
  2. Reklamacje należy składać drogą elektroniczną na adres e-mail: kontakt@benefitbook.pl, wpisując w tytule wiadomości „Reklamacja”.
  3. Reklamacja powinna zawierać dane umożliwiające identyfikację Przedsiębiorcy, w szczególności adres e-mail przypisany do Konta Płatnego oraz opis problemu będącego przedmiotem reklamacji.
  4. BenefitBook rozpatrzy reklamację w terminie do 14 dni od dnia jej otrzymania.
  5. W przypadku konieczności uzupełnienia informacji niezbędnych do rozpatrzenia reklamacji, termin rozpatrzenia reklamacji liczy się od momentu przekazania wymaganych informacji przez Przedsiębiorcę.
  6. Odpowiedź na reklamację zostanie przesłana na adres e-mail wskazany przez Przedsiębiorcę.
§ 9 POSTANOWIENIA KOŃCOWE
  1. Korzystanie z Konta Płatnego oraz niniejsza Umowa podlegają prawu polskiemu.
  2. BenefitBook zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Serwisie, w szczególności w zakresie funkcjonalności, wyglądu lub sposobu działania Konta Płatnego.
  3. BenefitBook zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Umowy. Informacja o zmianach zostanie opublikowana w Serwisie. Dalsze korzystanie z Konta Płatnego po wprowadzeniu zmian oznacza ich akceptację przez Przedsiębiorcę.
  4. Wszelkie spory wynikające z niniejszej Umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby BenefitBook, o ile przepisy prawa nie stanowią inaczej.